Anuncio

Colapsar
No hay anuncio todavía.

Consejos para elegir la opción adecuada.

Colapsar

Colapsar

X
  • Filtrar
  • Tiempo
  • Mostrar
Limpiar Todo
nuevos mensajes

  • Consejos para elegir la opción adecuada.

    ELEGIR LA OPCIÓN ADECUADA

    Ha llegado el momento en el que has recopilado suficiente información y has elaborado una lista de las opciones disponibles. Ahora, sólo falta decidir cuál es la mejor. En algunos casos, al llegar a este punto, estará claro cuál es la solución idónea. De no ser así, lo más probable es que tengas dos o tres favoritas y hayas descartado el resto.

    El método ideal para dar con la solución óptima es seguir el criterio de la eliminación. Imaginemos que, de entrada, dispusieses de seis o siete opciones. Durante la preparación, es decir, la recopilación de datos y la consulta a los demás, habrás reducido la lista a tres o cuatro opciones viables. A continuación, tendrás que ir repasando cada opción y descartando progresivamente las que consideres menos interesantes. No tardarás en tener una única opción o tal vez dos.

    Evita los prejuicios.- Al valorar las distintas opciones haz un esfuerzo por dejar a un lado los prejuicios personales. De lo contrario, podrías inclinarte por una opción simplemente por ser la que se te ocurrió a ti. O puede que te incomoden ciertas soluciones porque no favorecerían a tu departamento.

    Por ejemplo, al pensar en los coches de empresa, podrías caer en la tentación de elegir la opción que te permita mantener tu coche de empresa. Olvida tus preferencias personales y analiza las distintas alternativas desde un punto de vista objetivo.


    VALORAR LAS OPCIONES

    Cuando tengas varias opciones y no sepas por cual decidirte, te aconsejamos que valores los puntos positivos y los negativos de cada una de ellas.

    Analiza cada posible solución por separado para descubrir sus virtudes y sus defectos. Consulta las notas que tomaste durante la recopilación de datos (o el resumen de los mismos) para conocer los detalles relevantes. No olvides escribir tu objetivo en una hoja y tenerla a mano durante el proceso de selección para comprobar que la opción elegida es acorde con éste.

    Uno de los aspectos que has de valorar es el riesgo y las ventajas de cada una de las alternativas. En caso de que este criterio no te permita elegir una opción podrás recurrir a otros métodos de selección. Pero, por ahora, explicaré un poco mejor el criterio de valoración según los riesgos y las ventajas.

    Este método es el más importante para valorar las distintas soluciones. No podrás saber qué opción es la más indicada si desconoces las consecuencias que tendrá su aplicación. Eso implica valorar los puntos en contra pero también los que tenga a favor. La fórmula más sencilla para lograrlo sería imaginar lo peor y lo mejor que podría ocurrir.
    Escribe lo peor que podría pasar con las distintas opciones: la producción se detendría, perderías un cliente importante, si no eliges al candidato adecuado éste no será eficaz y el puesto volverá a quedar vacante en breve, podrías desperdiciar la mitad del presupuesto o el edificio se podría derrumbar.

    A continuación, anota qué sería lo mejor que podría ocurrir: la producción se duplicaría, tú mejor cliente estaría encantado, al elegir al candidato perfecto el trabajo mejoraría de forma espectacular, los ingresos del departamento se multiplicarían, al trabajar en una oficina nueva, mayor y más luminosa el ánimo y el rendimiento del equipo subirían por las nubes.

    Pero antes de llegar a una conclusión debes valorar dos factores: Por un lado, determinar si los inconvenientes y las ventajas son equiparables, por otro, qué posibilidad hay de que se dé una u otra situación.


    EL PESO.

    No se trata de considerar cada situación aislada, tienes que tener en cuenta qué peso tienen una y otra. Por ejemplo, merece la pena correr un gran riesgo si las ventajas que podrías obtener son igualmente importantes. Por supuesto, si lo peor que podría ocurrir es que algunos de los directivos de la empresa acaben entre rejas, no puedes plantearte esta opción independientemente de las ventajas que pudiese suponer si todo saliese bien.

    De hecho, si el riesgo potencial es excesivamente elevado a menudo no merece la pena arriesgarse. Pero no hay regla sin excepción: en ocasiones, asumir un riesgo considerable es la única vía para lograr una ventaja importante.

    Anécdota. - Cuando Walt Disney pensaba si merecía la pena o no producir la película Blancanieves se enfrentaba a un gran riesgo. Nadie había realizado un largometraje con dibujos animados y mucha gente pensaba que sería un gran fracaso; los detractores de la idea afirmaban que no había nadie en el mundo capaz de permanecer sentado durante 90 minutos frente a una pantalla mirando dibujos animados. Por otro lado, el coste de la producción era tan elevado que de haber fracasado probablemente hubiese significado el fin de los estudios Disney. El riesgo era importante, pero al resultar un éxito a escala mundial, los beneficios fueron igualmente espectaculares y a nadie le cabe duda de que mereció la pena asumir ese riesgo.


    PROBABILIDAD

    Es evidente que a la hora de calibrar lo mejor y lo peor que podría ocurrir al tomar una decisión es indispensable conocer las probabilidades de que una u otra cosa se den. Si el riesgo es elevado pero es poco probable que se confirme, no hay razón para descartar esa opción. Por otro lado, las ventajas son importantes y todo parece indicar que podrían darse, la opción ganará puntos. Sin embargo, si los beneficios que podría extraer de esa alternativa no compensan el peligro que implica, la opción no será tan interesante.

    Valora las probabilidades de que se dé una u otra situación y apúntalo en tus notas. De todos modos, recuerda que se trata sólo de una apreciación. Puntúa cada situación de uno a diez o por medio de un porcentaje para que te resulte más sencillo ver el peso de lo bueno y de lo malo. Ten en cuenta que la suma de ambos no debe ser el cien por cien. Una de las dos situaciones debe pesar más. Por otro lado, si has decidido que las probabilidades de que surja la peor de las situaciones son de un diez por ciento y la mejor, de un veinte por ciento, es de esperar que no se den ni la una ni la otra.

    Una vez calibrados los riesgos, las ventajas y la probabilidad de que se den unas u otras, podrás analizar la opción en sí. Al final de la valoración de riesgos habrás desestimado varias de las opciones disponibles:
    • Aquellas que implican un riesgo elevado y unas ventajas reducidas.
    • Aquellas en las que el riesgo potencial es injustificable como, por ejemplo, cuando podría suponer daños o problemas a terceros.
    • Aquellas en las que la probabilidad de que ocurra lo peor es bastante mayor que la de que se dé lo mejor.


    OTROS MÉTODOS DE EVALUACIÓN

    Es posible que después de calibrar los riesgos y las posibles ventajas ya tengas clara tu decisión. Por lo menos, habrás reducido considerablemente las opciones. En cuanto te des cuenta de que una opción no es la mejor, bórrala de la lista. No tiene por qué ser imposible o de consecuencias catastróficas, basta con que no te parezca lo mejor. Deja en la lista sólo aquellas opciones que sigan resultando interesantes. A estas alturas, no deberían quedar más de dos o tres.

    Modos de decisión.- Para elegir sólo una de ellas existen distintos métodos de evaluación y cada persona tiene sus preferencias. A algunos jefes les gusta dejarse guiar por su instinto, a otros les gusta calibrar los pros y los contras con cuidado, a unos les condicionan mucho los riesgos mientras que a otros les estimulan sobremanera las posibles ventajas y siempre ven el vaso medio lleno.

    Pero ya casi no te queda tiempo y quieres tomar la decisión de una vez por todas. No estás dispuesto a complicarte la vida con métodos de evaluación complejos que implican el uso de los gráficos, de matrices llenas de números o de tablas que ocupan páginas enteras. Así que, lo mejor, será seguir estudiando en el próximo e-mail del curso...


    VALORAR LAS CONSECUENCIAS

    El método de valoración de los riesgos y las ventajas se centra en los extremos de la escala de probabilidades y, en esta medida, resulta ideal como primer filtro de eliminación. Sin embargo, también debes fijarte con mayor atención en las consecuencias de cada opción, y no nos referimos sólo a lo que podría ocurrir en el peor o el mejor de los casos sino a las posibilidades internas.

    El análisis de las consecuencias no se centra en las posibilidades sino en resultados contrastados. Para ello tienes que anotar lo que sabes que ocurrirá si eliges una u otra opción.

    Divide las consecuencias en dos columnas, una para las positivas y otras para las negativas. Intenta pensar en todas las áreas en las que pueden producirse consecuencias. Por ejemplo, puede haber consecuencias:
    • para la empresa.
    • para el departamento.
    • para ti.
    • en relación al presupuesto.
    • en relación a los planes de producción.

    No olvides las consecuencias emocionales ya que si eres consciente de que la decisión puede afectar a alguien, inclúyelo en la lista.

    Así, por ejemplo, al repasar la opción de dar un importante descuento a un gran cliente, tu lista podría ser:

    Positiva:
    • El cliente se comprometerá más con la empresa.
    • El descuento aumentaría el volumen de ventas.
    • Mejorarían las condiciones de pago.
    • La producción sería más fácil de organizar.

    Negativa:
    • Se reduciría el margen de los beneficios.
    • Sentaría un precedente con ese cliente.




    Recuerda que sólo debes anotar lo que sabes que ocurrirá, no lo que piensas que podría pasar.

    Céntrate en las consecuencias directas y seguras que tendría la decisión. Por ejemplo, no debes considerar que el descuento sentaría un precedente con otros clientes si estos lo averiguaran porque no tienes la certeza de que eso pueda ocurrir.

    Este análisis resulta tan valioso como si tuvieses los resultados reales por anticipado. Y lo más probable es que después de esta segunda reflexión, hayas eliminado una o varias de las opciones restantes.


    ELABORAR UNA LISTA DE LOS PROS Y LOS CONTRAS

    Esta técnica de pros y contras recuerda a la que acabamos de describir, pero no es la misma. No se trata de elaborar una lista de consecuencias sino de argumentos a favor y en contra. Aunque es evidente que las consecuencias tendrán mucho que ver con esos argumentos.

    La lista resultante será más detallada. Pero ten en cuenta que incluirá más predicciones y menos certeza. Veamos cómo sería la lista siguiendo con el ejemplo anterior relativo al descuento a un cliente importante.

    Pros:
    • El cliente se comprometerá más con la empresa.
    • El descuento aumentaría el volumen de ventas.
    • Mejorarían las condiciones de pago.
    • La producción sería más fácil de organizar.
    • Es probable que si se reduce el precio, aumente el volumen de pedidos.

    Contras:
    • Se reducirá el margen de beneficios.
    • Sentaría un precedente con ese cliente.
    • Si los otros clientes se enterasen, podría sentar un precedente con ellos.
    • Nuestros proveedores podrían darnos a su vez un buen descuento inicial para compensar el aumento de volumen pero podrían no mantenerlo.

    Si surgen problemas de producción o de entrega, el margen de beneficios se vería reducido drásticamente e incluso podría evaporarse.





    Consejo.- Toda decisión implica cierto componente de incertidumbre. Si pretendes esperar hasta obtener una garantía total nunca tomarás la decisión, lo que puede resultar tan nefasto como lo que temes que pueda ocurrir si escoges la opción incorrecta. Procura obtener el máximo de garantías pero siempre dentro de lo razonable y, luego, lánzate.

    En la siguiente unidad didáctica te acabaremos de explicar cómo elaborar la lista de pros y de contras.

    Como puedes apreciar, en esta lista figuran más cuestiones negativas y positivas que en la anterior lista de consecuencias. Sin embargo, mientras que las consecuencias eran seguras, estos argumentos son meras suposiciones. Es posible que te guste más una técnica que otra o que optes por utilizarlas las dos. Si decides recurrir a ambas, con el tiempo te darás cuenta de que basta con que emplees una de ellas y podrás elegir la que mejor te convenga en cada caso.

    Eso sí, aplica siempre la misma técnica de evaluación a todas las opciones. No analices las consecuencias de la opción A y los pros y los contras de la opción B.

    Consejo.- Cuando te dispongas a analizar las probabilidades de éxito de una u otra opción recuerda que siempre es más fácil demostrar lo negativo que lo positivo. Dicho de otro modo, podrás alegar por qué fracasará una alternativa y, sin embargo, te será más difícil concluir que tendrá éxito. Por lo tanto, ten en cuenta que la falta de conclusiones negativas puede ser sinónimo de buenas noticias, aunque no puedas probar que la opción vaya a ser un acierto.

    Involucra a los demás.- En este momento seguramente estás ya a punto de saber qué opción es la más conveniente. Sin embargo, si todavía te preocupa la elección, nada te impide pedir consejo a terceros. Ya consultaste a los demás a la hora de elaborar la lista de opciones y puedes volver a hacerlo ahora.

    Lo más probable, teniendo en cuenta que el tiempo apremia, es que decidas hablar con una o dos personas. También puedes improvisar una reunión rápida con dos o tres compañeros de trabajo. Decidas lo que decidas, intenta hablar con ellos por teléfono o cara a cara (llámales para preguntarles si creen que alguna es mejor que las otras).

    Si te parece oportuno, comenta un poco con ellos la cuestión, pero recuerda que no debes perder tiempo ni malgastar el de los demás hablando por hablar. Lo ideal es que hagas la reflexión posterior tú solo. No alargues innecesariamente la reunión, diez o quince minutos son más que suficientes para que los demás hagan su aportación y te ayuden a aclarar tus ideas.


    LA ELECCIÓN FINAL

    Has hecho lo mejor que estaba en tu mano para tomar la mejor decisión posible y lo más probable es que ya tengas claro de cuál se trata. Si después de todos los análisis realizados sigues sin poder elegir entre dos opciones... ¡Hazlo a cara o cruz!, aunque suene un poco raro. Si no puedes elegir es porque ambas opciones son prácticamente igual de buenas y no importa cuál elijas. No olvides que tomar una decisión es importante y que seguir aplazando ese momento puede ser peor que equivocarse.

    En esta fase del proceso puede surgir otro problema: que ninguna de las opciones te satisfaga. Si ninguna parece la ideal, ¿qué debes hacer? Bueno, pues opta por la que te parezca "menos mala". No es agradable, pero no te queda más alternativa. Tienes que tomar una decisión y esa, aunque un poco motivadora, no deja de ser la mejor opción disponible.

    No olvides que siempre queda la posibilidad de decidir no hacer nada, es decir, mantener las cosas como están. Pero ten en cuenta que es preferible que decidas no hacer nada a que no hagas nada porque sigas aplazando la toma de decisión. Al decidirte permites que los demás sepan a qué atenerse y también que pueden tomar decisiones que dependían de la tuya. De modo que aunque decidas no hacer nada, comunica a los demás que esa es precisamente tu decisión.

    Ahora ya sabes qué vas a decidir y sólo falta una última cosa: que te mantengas firme. Se acabaron las dudas, debes comprometerte por completo con la opción elegida. Sí...aunque llegases a ella lanzando una moneda al aire o porque era la "menos mala" de todas las alternativas. Si tú, que eres quien la elige, no defiendes tu postura, cómo puedes esperar que los demás lo hagan.

    Has de estar totalmente convencido para poder transmitir seguridad a tu equipo al comunicarles la decisión, que es el paso siguiente y también el que concluye la toma de decisión.

    Consúltalo con la almohada.- El subconsciente tiene la oportunidad de encajar las piezas del rompecabezas y darle forma. Lo más habitual es que al despertar, tengas claro lo que debes elegir. Y aunque te quede alguna duda, seguro que serán muchas menos. De modo que si puedes dejar la decisión para la mañana siguiente, hazlo.


    PARA LA PRÓXIMA VEZ

    Si la decisión es complicada o tiene muchas implicaciones, tendrás que dedicarle más tiempo. Es posible que después de analizar las consecuencias quieras repasarlas aplicando el criterio de "qué pasaría si..." para estar seguro de que las opciones que te planteas son viables.


    Por ejemplo, puede que decidas que la opción A es la idónea para resolver el retraso del departamento de producción pero temas que la máquina que tendrás que comprar para resolverlo quede obsoleta en un par de años y no encuentres piezas de recambio para arreglarla si se estropea pasado este plazo.

    Si dispones de tiempo podrás pensar qué harías si eso ocurriera. No dediques demasiado tiempo a pensar en qué "pasaría si..." porque lo más probable es que la mayor parte de las situaciones que barajas no se lleguen a dar, pero ese análisis te ayudará a decidir si la opción elegida es o no viable.

    Siempre es bueno poder consultar con la almohada una decisión, aun la menos trascendente. Disponer de un margen de tiempo entre la decisión y el momento de comunicarla puede ser de gran ayuda. El retomar el análisis después de una pausa disipa muchas dudas sin esfuerzo. Así, siempre que te sea posible, deja un margen de uno o dos días entre el proceso de valoración y el momento de la toma de decisión final.


Colapsar

Trabajando...
X